Créer un programme de parrainage avec Hubspot en 10 étapes.

Introduction

Dans un contexte BtoB où la recommandation et le bouche-à-oreille sont des leviers essentiels de croissance, mettre en place un programme de parrainage est un moyen très efficace pour attirer de nouveaux leads qualifiés. En utilisant HubSpot, vous pouvez automatiser et suivre l’ensemble de votre programme, depuis la génération de leads jusqu’à la distribution des récompenses.

Cet article va vous guider pas à pas pour créer un programme de parrainage performant avec HubSpot. Vous y découvrirez les dix étapes essentielles, des astuces pour optimiser votre programme, ainsi qu'une introduction à Referall.io, une solution clé en main intégrée à HubSpot pour faciliter la mise en place rapide d'un programme de parrainage.

1. Les 10 étapes clés pour créer son programme de parrainage avec HubSpot

Voici les dix étapes que nous allons détailler dans cet article pour vous aider à créer un programme de parrainage complet et efficace avec HubSpot :

1. Définir les objectifs : Identifiez ce que vous souhaitez accomplir avec votre programme.
2. Choisir les récompenses et incentives : Décidez qui récompenser et sous quelle forme.
3. Créer une landing page dédiée et un formulaire de parrainage : Créez une page attractive pour attirer vos clients vers le programme.
4. Créer des propriétés personnalisées : Suivez les recommandations et leur progression.
5. Suivi et gestion des recommandation : Validez les recommandations et assurez leur gestion.
6. Automatiser avec des workflows : Simplifiez le processus avec des automatisations.
7. Envoyer les récompenses : Assurez la livraison rapide des récompenses.
8. Créer une interface pour les personnes qui vous recommandent :
9. Créer des tableaux de bord : Suivez l’efficacité du programme à chaque étape.
10. Itérer pour optimiser : Adaptez et améliorez votre programme en continu.

Referall.io, intégré directement à HubSpot, vous permet de lancer rapidement un programme de parrainage complet, vous offrant ainsi un gain de temps précieux et une efficacité maximale.

2. Définir les objectifs

Avant de commencer à configurer quoi que ce soit dans HubSpot, il est essentiel de clarifier les objectifs de votre programme de parrainage. Souhaitez-vous :

• Générer de nouveaux leads,
• Augmenter la valeur moyenne des transactions
• Fidéliser vos clients actuels ?

Ces objectifs vous guideront dans la conception du programme et le choix des incitations à offrir ainsi que les mécaniques que vous mettrez en place et le copywriting.

3. Définir les récompenses et incentives

Pour définir et fixer les récompenses, il convient de se poser quelques questions. Dans le cas ou vous avez fixés correctement vos objectifs et que vous connaissez bien vos cibles, vous devez être capable de trouver rapidement des réponses.

Aussi, gardez en tête qu'il est possible de se tromper sur les modalités et montants des récompenses, c'est courant, et il faudra probablement faire des tests et itérer.

Qui souhaitez-vous récompenser ?

Vous avez la possibilité de récompenser :

• Le client qui recommande : Offrez des incitations pour chaque recommandation réussie, comme une réduction sur un prochain achat ou une carte cadeau, un dons pré-financés, ou des avantages pour l'entreprise.
• La personne recommandée : Offrir des avantages à l'entreprise recommandée, par exemple un crédit sur son premier achat, un service offert, etc.
• Les deux parties : Un double système de récompense peut être encore plus attractif.

Récompenser l’entreprise ou le particulier ?

En fonction de votre audience, vous pouvez récompenser :

• Les particuliers avec des récompenses directes comme des cartes cadeaux ou des dons pré-financés.
• Les entreprises avec des remises sur leurs services ou des avantages supplémentaires, comme des workshops gratuits.

Montant des récompenses

Assurez-vous que le montant des récompenses est attractif tout en respectant vos marges, ainsi que les contraintes légales et fiscales applicables dans votre secteur d'activité.

Certaines industries sont soumises à des restrictions, notamment en matière de corruption, qui peuvent limiter les types et les montants des récompenses que vous pouvez offrir.

La remise de récompenses à des tiers est réglementée en France et il convient de bien se renseigner sur les montants et les impacts légaux, comptables et fiscaux.

Trouver un prestataire

Si la gestion des récompenses en interne est complexe, vous pouvez faire appel à un ou des prestataire spécialisés pour automatiser la distribution des incitations, comme les cartes cadeaux ou autres compensations.

4. Créer une landing page et un formulaire dédiée

Utilisez HubSpot pour créer une page dédiée à votre programme de parrainage. Cette page doit être visuellement attractive et inclure une description claire du programme :

• La présentation de votre programme
• Les avantages offerts,
• Formulaire pour participer facilement.
• Les profil de personnes (personas) avec qui vous souhaitez être mis en relation.
• Les conditions d'accès et de récompenses s'il y en a

‍HubSpot CMS facilite la création et la gestion de ces pages.

Créez un formulaire spécifique dans HubSpot pour collecter les informations essentielles des participants. Il doit inclure des champs comme le nom, l'email du recommandant et du recommandé, ainsi que des questions spécifiques selon votre objectif.

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6. Créer des propriétés personnalisées

Dans HubSpot CRM, créez des propriétés personnalisées pour suivre les informations liées aux parrainages, en fonction de vos besoins, comme par exemple :

• Qui a fait la recommandation ?
• Qui a été recommandé ?
• Statut de la recommandation  (acceptée, en cours, refusée ).
• Date de la recommandation
• Dossiers issus de la recommandation et leurs statuts (gagné / en cours / perdu)
• Etc

Ces propriétés vous permettront d’analyser l’impact de chaque recommandation sur votre pipeline commercial.

Prenez le temps de bien définir vos workflows pour identifier les informations dont vous aurez besoin dans le futur.

7. Suivi et gestion des recommandations

La gestion des références est un processus continu qui inclut plusieurs étapes :

Suivi des recommandations

Suivez les recommandations dans HubSpot CRM pour savoir qui a fait la recommandation et où en est le processus.

Vérification de la validité

Validez les recommandations avant de délivrer les récompenses pour éviter les abus (comme par exemple, des personnes qui se recommandent elle même).

Vérification des deals

Suivez l'évolution des deals pour savoir s'ils sont gagnés, perdus ou encore en cours, et attribuez les récompenses en conséquence.

Valider ou invalider les recommandations

Automatisez l’approbation ou le rejet des recommandations avec des workflows pour simplifier ce processus.

8. Automatiser les processus avec des workflows

Les workflows dans HubSpot sont essentiels pour automatiser les tâches. Vous pouvez :

• Envoyer des emails automatiquement à des moments clés pour faire connaitre votre programme.
• Envoyer des emails de remerciement automatiquement après une recommandation.
• Alerter votre équipe commerciale lorsque de nouvelles recommandations sont soumises.
• Tenir au courant de l'avancé des dossiers
• Mettre à jour les propriété tout au long du processus de recommandation et de l'avancé des dossiers.
• Automatiser l'envoi des récompenses après validation des recommandations.
• Etc.

9. Récompenser les participants

C'est une étape très importante, et souvent laissé pour compte, car elle demande des ressources opérationnelles qui vont devoir suivre et gérer les envoit ou la diffusion de l'information aux bonnes équipes.

Les récompenses doivent être envoyées rapidement après validation des parrainages. HubSpot vous permet d’automatiser cette étape, ou vous pouvez utiliser un prestataire pour gérer l’envoi.

10. Créer des tableaux de bord

Le suivi devos KPIs est un point essentiel pour être à même de comprendre ce qui fonctionne bien et ce qui fonctionne moins, identifier les étapes que vous devez améliorer (Invitation et promotion, présentation de votre programme, timing des demandes, incitation à recommander, etc...)

Utilisez HubSpot Reporting pour créer des tableaux de bord et suivre en temps réel l'efficacité de votre programme. Quelques exemples de KPIs à suivre :

• Nombre de visite de votre programme
• Nombre d'inscription
• Taux de conversion
• Nombre de recommandations
• Nombre de dossiers issus des recommandations
• Montant des dossiers gagnés
• Etc

11. Itérer

Il est rare de réussir un programme de parrainage dès le premier essai. L'itération est donc clé : analysez vos résultats, ajustez vos récompenses et vos tactiques de promotion, et optimisez votre programme au fil du temps pour de meilleures performances.

Bonus : Engager vos équipes

Maintenant que votre programme est en place et que vous êtes prêt à le lancer, il est essentiel d’informer et d’engager les équipes concernées (marketing, ventes, service client). Organisez des sessions de formation pour expliquer les bénéfices du programme, son fonctionnement, et les récompenses offertes. Plus vos équipes seront investies dans le programme, plus elles en feront la promotion auprès de vos clients et partenaires.

Conclusion

Créer un programme de parrainage avec HubSpot vous permet de tirer parti de la recommandation client tout en optimisant vos efforts marketing et commerciaux.

Il est tout à fait possible de créer l'ensemble d'un programme de parrainage avec Hubspot et les différentes fonctionnalités offertes. Pour cela vous devrez engager un travail initial de réflexion et de mise en place.

Pour mettre en place plus rapidement votre programme, Referall.io est une solution intégrée à HubSpot, vous permettant de lancer rapidement un programme complet, de sa configuration à l'analyse des résultats, tout en bénéficiant des automatisations nécessaires pour assurer son succès.